Um sich ein Bild und eine Vorstellung der Aufgaben von Präsidium und Beirat im OCV machen zu können, haben wir nachfolgend die Aufgaben und Tätigkeiten der in der Satzung beschriebenen Organe bzw. Funktionen aufgelistet.
Dies soll auch als Unterstützung für all diejenigen dienen, die sich mit dem Gedanken befassen, im OCV tätig und Teil des Verbandes zu werden. Wir würden uns sehr darüber freuen.
Präsident:in
Vertretung des OCV im Innen- und Außenverhältnis
Repräsentation des OCV bei Vereinen, Regionen, SCV, DCV, Landkreisen, Kommunen und Institutionen
Kontaktpflege
Durchführung von Vereins- und Sängerehrungen, insbesondere bei Vereinsjubiläen, die durch 25 teilbar sind
Einberufung und Leitung der jährlichen Hauptversammlung
Richtlinienkompetenz und Führungsverantwortung für die Organe des OCV
Vizepräsident:in
Im Innenverhältnis sind die Stellvertreter im Verhinderungsfall für die o.g. Aufgaben zuständig
Durchführung von Vereins- und Sängerehrungen entsprechend der Abstimmung
Mitarbeit bei der organisatorischen Vorbereitung der Hauptversammlungen, Chorwettbewerben und Arbeitstagungen etc.
Projektbezogene Aufgaben
Verbandsgeschäftsführer:in
Hier müssen wir etwas weiter ausholen, da es sich hierbei um den Dreh- und Angelpunkt des OCV-Präsidiums handelt:
Sitzungen
Vorbereitung und Einladung der Sitzungen der Gremien entsprechend der Satzung
Mitwirkung bei den Sitzungen in Abstimmung mit dem / der Vorsitzenden
Teilnahme an Sitzungen des OCV und SCV
Ehrungen
Bearbeitung der Ehrungsanträge der Vereine entsprechend des „Leitfadens für Ehrungen”
Organisation der SCV- und DCV-Ehrungen
Vorbereitung der Besonderen Ehrungen des OCV
auf Anforderung oder nach Weisung durch den / die Vorsitzende(n) Durchführung von Ehrungen in den OCV-Vereinen
Führen der Ehrungsstatistik
Verwaltung der Urkunden und Ehrenzeichen
Bestandserhebung / Verbandsbeiträge
Vorbereitung und Durchführung der Bestandserhebung in Abstimmung mit dem SCV bzw. DCV
Schriftverkehr mit den Vereinen
Statistische Aufbereitung der Bestandserhebung für SCV / DCV
Erstellung der Beitragsrechnungen auf der Basis der aktuellen Beitragssätze, ggf. Vorlage der Änderungen der Beitragssätze in Abstimmung mit dem Verbandsschatzmeister
Nachbearbeitung
Beratung der Vereine in Fragen zu
OVERSO
GEMA
Versicherungen
Zuschüsse
Allgemeine Fragen
Öffentlichkeitsarbeit / Kontakte
Pressearbeit in Abstimmung mit Verbandspressereferenten
Schriftverkehr zu allen Institutionen
Informationsbriefe an die Vereine und Gremien
Präsenz bei den Vereinen
Projekte / Veranstaltungen
Planung und Organisation von Verbandsveranstaltungen (z.B. Tag der Chöre, Arbeitstagungen, Verbandsversammlungen)
Planung und Organisation von Jubiläen des OCV
Projektgruppenarbeit zu festgelegten Themen
Organisation / Verwaltung
Allgemeine Verwaltungsaufgaben
Allgemeiner Schriftverkehr
Verbandschorleiter:in
Musikalische Richtlinien und Impulse im OCV setzen
Literaturempfehlungen
Chorliederhefte
Handreichungen
Musikalische und chorische Fortbildung
Ansprechpartner für die musikalischen Belange des OCV
Fortbildungstagungen und Seminare für Chorleiter:innen
Vizechorleiterkurse
Stimmbildungskurse
Verbandseigene Chöre
Hilfestellung für Chorleiter:innen und Vereine
Literaturanregungen
Trouble Shooting
Chorleiterverträge
Hinweise auf externe Fortbildungen
Verbindungen und Kontakte
Kontakte zu den Vereinen und Regionen des OCV
Kontakte zu den Musikorganen des SCV und DCV
Kontakte zu den Verbandschorleiter:innen der Nachbarverbände
Kontakte zu den anderen musikalischen Institutionen der Region (Musikbeirat, Kirchenmusik, Schulmusik, andere Laienmusikverbände)
Eigene Fortbildung
ständige Erweiterung der Fach- und Methodenkompetenz
Besuch von Chorfesten und Wettbewerben etc.
Ausschöpfen der internen und externen Fortbildungsangebote
Verbandsschatzmeister:in
Erstellung und Abstimmung des Haushaltsplanes
Bei Bedarf Darstellung der Finanzierungsmöglichkeiten für mittel- und langfristige Investitionen bzw. Maßnahmen (Finanzplan)
Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
Unterstützung der Geschäftsführung bei der Erstellung der Beitragsrechnungen
Anlage des Barvermögens laufzeit- bzw. bedarfsgerecht unter Beachtung der Rendite
Geordnete und aussagefähige Buchführung
Erstellung des Jahresabschlusses und der Vermögensübersicht
Bei Bedarf Auskunftserteilung an Präsidium und Kassenprüfer:in
Präsentation des Jahresberichtes bei der Hauptversammlung
Betreuung und Administration der OCV-Homepage
Verbandsschriftführer:in
Protokollführung bei der Hauptversammlung und allen Sitzungen des Präsidiums und Beirates
Protokollverteilung entsprechend der Vereinbarung
Dokumentation und nachhaltige Überwachung der Umsetzung der gefassten Beschlüsse
Aufbau und Führung einer Beschlüssedokumentation
Projektbezogene Aufgaben
Pressereferent:in
Einladungen zur Hauptversammlung erstellen und in Abstimmung mit Geschäftsführung verteilen
Mediale Begleitung der Hauptversammlung
Bearbeiten und Weiterleiten der Presseberichte für die Zeitschrift „Singen”
Eigene Berichte über das Geschehen im OCV für die Zeitschrift „Singen” bzw. OCV-Homepage schreiben
Vorberichte und Ankündigungen in der Tagespresse veröffentlichen
Kontakte zu den Medien aufbauen und pflegen
Besuch und Berichterstattung über Veranstaltungen des OCV
Besuch von Veranstaltungen der Dachorganisationen (SCV / DCV)
Schulungen für die Presseverantwortlichen der Vereine
Projektbezogene Aufgaben
Beirat / Beirätin
Beratung des Präsidiums
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Verbandsveranstaltungen
Projektorientierte Mitarbeit
Rechnungsprüfer:in
Jährliche Prüfung der ordnungsgemäßen Kassen- und Bankkontoführung des Verbandsschatzmeisters
Vorstellung des Kassenprüfungsberichtes bei der Hauptversammlung
